Nuestro proceso para contratar trabajadores SENIOR

Una vez al año, mi socio Alfredo y mi inversor Jean, vienen a visitarme a Tarifa, desde donde trabajo en remoto, para hacer kitesurf juntos (y hablar de SumaCRM jeje)

– «Tomi, hemos estado 3 años sin conseguir crear un equipo de trabajadores SENIOR y ahora… son la polla, ¿¿¿no???  ¿Cómo lo estáis consiguiendo?» – me preguntó Alfredo en el chiringuito El Tumbao después de una sesión de kite y con un mojito en la mano.

+ «Que Loren es un cabrón contratando» – le contesté sin casi dejarle terminar.

– «Jajajaja, cuenta cuenta!» – Se reía Alfredo. Loren es nuestro CTO y por supuesto lo de «cabrón» fue en plan gracieta para hacer el cuento corto.

+ «Es gracias a que hemos mejorado el proceso de contratación un montón.» – Le dije.

Después de esto estuvimos hablando más de media hora y en este post te lo quiero contar todo.

Esta foto es justo 15 minutos antes de la conversación. De izquierda a derecha: Alfredo, Yo y Jean.

Antes de meterme en faena, te cuento: he escrito ya 3 posts en el blog sobre cómo contratar trabajadores (contratar a comerciales, contratar a soporte y contratar a programadores), pero lo dicho, he querido a hacer un post más sobre este tema porque la mejora que hemos hecho este año merece la pena 100%.

Como te conté el martes pasado, este último año se han subido al barco 4 programadores SENIOR, que como dice el director técnico «son muchos mejores que yo», pero estoy seguro que este proceso vale para cualquier otro tipo de trabajo: comercial, soporte, marketing,…

¡Espero que te sirva!

Nuestro proceso está divido en 4 fases

1. Responder 4 preguntas por email.
2. Hacer un prueba técnica en remoto.
3. Entrevista por teléfono.
4. Entrevista en persona.

Clave 1) Quien contrata puede ser un «cabrón»

Las 2 primeras fases las llevo yo casi al completo, y nuestro CTO, Loren, que es quien necesitaba contratar casi no participa. Yo llevo todo el trabajo administrativo de hablar con los candidatos, escribirles, responderles, etc… que es lo que más tiempo lleva. Loren «sólo» se involucra para decirme si pasan a la siguiente fase. 

Lo buenísimo de hacerlo así es que como Loren casi no le dedica tiempo puede ser un «cabrón». Mejor dicho, Loren puede ser 100% crítico en la evaluación y no dar segundas oportunidades.

Este tuit me representa cuando Loren me dice que un candidato no pasa de fase:

De hecho, cuando me dice porqué no pasan, yo se la reenvío a los candidatos y éstos suelen responderme con explicaciones súper razonables de porqué no respondieron eso de primeras. Al principio cuando se las reenviaba a Loren, me emocionaba pensando que me diría que ahora sí que pasaban de fase, pero mira un ejemplo real de una contestación de Loren:

Este email me jodió máximo jajaja ¡Pero está guay! 

Yo mismo antes pasaba a muchos de fase por estar «harto» de hacer las pruebas y para poder llegar al final y quitarme «el problema», pero gracias a que Loren puede ser crítico y no dar segundas oportunidades, sólo pasan los SENIORS: personas que saben lo que hay que hacer mejor que nosotros y que no esperan a que nadie se lo diga.

Clave 2) Las 2 primeras fases son asíncronas

El proceso es un embudo, y por ello es súper importante que la parte de arriba sea lo más grande posible, así que gracias a que las 2 primeras fases son asíncronas podemos «evaluar» a muchos más en menos tiempo.

Te dejo nuestros datos reales:

Como ves, si en en las primeras fases tuviéramos que hacer 65 llamadas telefónicas, el proceso llevaría mucho más tiempo (o directamente no evaluaríamos a suficientes porque llevaría demasiado tiempo)

En nuestro caso, un proceso de contratación antes duraba unos 2 meses, y ahora dura 1 mes 🙂

Por supuesto, lo verdaderamente importante es que las pruebas estén bien pensadas:

Clave 3) El contenido de cada prueba

Esto es de las cosas que me no me dejan publicar porque es de nuestros secretos. Pero cuando me dicen eso, sé que es cuando estamos dando valor de verdad 🙂

1) Preguntas por email: Son preguntas de algo por lo que acabemos de pasar en SumaCRM y que haya sido un reto resolverlo. Tiene todo el tiempo del mundo para responderlo, así que si lo responde bien, es la persona que hubiéramos querido que estuviera en SumaCRM hace poco.Te dejo aquí las preguntas.

2) Prueba técnica:  Es una prueba de algo que ya hayamos hecho y que no sea un reto, ya que dura sólo 2 horas.  Quedo a una hora con ellos para enviarles la prueba, y a las 2 horas me la tienen que enviar resuelta.  Lo hemos hecho con programadores y es una prueba de hacer código. Si el proceso es para contratar comerciales sería enviarles el argumentario de ventas y que a las 2 horas nos envíen un vídeo de ellos mismos diciéndolo. Algo tan sencillo como que se graben con el móvil y listo. Te dejo aquí la prueba.

3) Entrevista telefónica: Sirve para tratar de conocer mejor al candidato en una conversación de 30-40 minutos. La mayor parte de la misma gira en torno a lo profesional, intentando conocer su nivel técnico y organizativo, cómo está acostumbrado a trabajar, sus puntos fuertes, por qué quiere cambiar de trabajo, qué le llamó la atención para aplicar a una oferta de SumaCRM, etc.. Es una conversación bastante informal donde él también puede preguntar en cualquier momento lo que quiera. En ocasiones si la conversación es interesante puede prolongarse 1 hora o incluso más. De igual manera, en sentido contrario, si se ve un impedimento que bloquea la contratación se corta en ese mismo instante para no invertir más tiempo en algo que no va a ir a ningún sitio.

Ejemplo con un candidato que «parezca» por su CV que tiene una banda salarial mas alta de lo que ofrecemos… se le pregunta casi lo primero:
– ¿Cuál es tu banda salarial?
+ 45k
– La oferta especifica 35k de máximo al inicio, estás cómodo con esta situación o aplicaste sin fijarte en ese detalle.
+ 35k es muy bajo para mis necesidades, ¿podéis subir a 42k?
– 35k es nuestro límite ahora mismo, lo siento, ¿te va bien o prefieres dejarlo aquí?
+ Es muy bajo para mi.
– Vaya, lo siento, lo dejamos aquí entonces, gracias por el interés y por haber completado el proceso hasta aquí. Si en el futuro nuestras condiciones económicas cambian, ¿te puedo pegar un toque?
+ Sí claro.

Te dejo aquí las preguntas de la entrevista telefónica.

4) Entrevista en persona: La persona tiene que venir a Madrid a nuestra oficina, le enseñamos donde va a trabajar los días que tenga que venir a la oficina, conoce a todos sus futuros compañeros, después de 10-15 minutos en la oficina, Loren y él cogen el portátil y se van a un Bar o al Starbucks y tomando un café/cerveza/refresco repasan TODO lo que el candidato quiera ver de: código fuente, configuraciones, servidores, procesos y organización del equipo de desarrollo y de Producto… y TODO lo que él quiera ver y comentar.

El objetivo es darle al candidato todas las armas de decisión para que pueda incorporarse «sabiendo casi al 100% el estado del proyecto» y que luego no haya ningún tipo de sorpresa. Suele durar unas 2 horas, pero podría durar toda la mañana o el tiempo necesario, pudiendo entrar tan a detalle como él quiera, incluso ver código línea a línea. Cuando una persona ha pasado por las 3 fases anteriores, en este punto, ya estamos bastante seguros de que nos interesaría que se incorporara en un 70%, así que lo importante es que él/ella no tenga ninguna duda y pueda decidir con datos. Además durante la conversación van saliendo situaciones y preguntas en plan «Mira esto cómo lo hicimos, sabemos que no está bien pero te lo quiero enseñar…», después de verlo unos minutos se le pregunta «¿Tú cómo crees que lo podríamos mejorar?» y de ahí Loren intenta sacar el 30% restante para estar seguros de que esa persona es la correcta.

Clave 4) «Irte de birras» NO es «la cultura»

En SumaCRM siempre hemos dicho que sólo contratamos a alguien si nos iríamos de birras con él.

Entono el «mea culpa» porque en realidad es una metáfora malísima. Con la gente del trabajo con la que me gusta irme de birras es con los que sacan su curro. Y la verdad, si no saca su curro de manera continuada, tengo que reconocer que me empieza a caer «mal» jaja.

Como hemos sido muy críticos en todas las fases, es casi seguro que el que llega a la entrevista en persona es alguien con quien nos iríamos de birras con él, así que esta fase, como explico arriba, es para enseñarle en detalle como sería el día a día de su trabajo.  Que la persona sepa al 100% lo que se va a encontrar. Y viceversa. Y si cuadramos en el día a día ya nos iremos de birras seguro, no es lo importante 🙂

Clave 5) Conseguir muchos inscritos

Lo he dejado casi para el final porque en el fondo es de sentido común y estoy seguro que ya lo sabes: La gente buena decide donde quiere ir a trabajar. Así que:

• El sueldo:  Tiene que estar en la horquilla superior del mercado.  A partir de ahí ya entra en juego las ganas de trabajar en tu empresa.
• Tu empresa: Tiene que ser atractiva para ir a trabajar en ella y para ello tienes que inspirar con tu oferta.  Te dejo una oferta nuestra de ejemplo. En nuestro caso, el remoto y la transparencia son súper importantes..
• Dónde publicarla: Hay que tirar la caña tanto en todos los sitios que puedas. Portales generalistas, especializados, tus contactos, escribir un post, etc… En nuestro caso, Infojobs como generalista nos funciona de lujo. Y en el caso de contratar a programadores, los especializados que mejores no han funcionado: la bonilista de David Bonilla y betabeers.

  ¡No hagas esta cagada!  Solicité conexión por Linkedin a más de 500 programadores. Y cuando me aceptaron les escribí. Lo único que conseguí fue, sin yo darme cuenta, escribir a programadores que trabajan con mi amigo Francois Derbaix (fundador de Indexa Capital) y que por supuesto sería lo último que haría.

Bola Extra) Utilizamos SumaCRM para llevar todo el proceso

Te juro que todo este proceso no sabría llevarlo ahora mismo sin SumaCRM.

Te pongo un vídeo de cómo lo hacemos nosotros mismos por si te sirve ya sea con SumaCRM u otro CRM.

Te lo dejo aquí transcrito las partes claves:

1. Creo los contactos apuntados del día anterior y les pongo la etiqueta «programador»
2. Desde dentro de SumaCRM les envío el email con las 4 preguntas (o hago un envío de email masivo personalizado, también desde dentro de SumaCRM)
3. A los que me responden, les cambio la etiqueta a «programador fase 1» y le asigno una actividad a Loren.
4. Loren revisa la prueba, me responde, completa la actividad, y me asigna otra actividad a mí.
5. Según la respuesta de Loren, cambio su etiqueta a «programador ko», o si pasa «programador fase 2», después completo la actividad, envío el email con la fase 2 al programador, y repito el proceso con Loren desde el punto 3.

¿Y qué más?

Este blog nació para aportar mi granito de arena a la comunidad de emprendedores, y por ello cada martes publico un nuevo post de nuestro viaje a la isla del tesoro, facturar 100.000€/mes.

Pero como más te puedo ayudar es que pruebes SumaCRM:

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¡Espero que te sirva!

Tomás Santoro