Cómo consigo mejorar la productividad en el trabajo

Como sabes por el post del pasado martes, desde hace 3 meses me he puesto en SumaCRM a diseñar el producto y también sigo como marketer y CEO. Además por las tardes y findes estoy haciendo un curso de programación, y también me flipa hacer yoga, kitesurf y estar con mi familia y amigos…

Soy consciente que para llegar a todo tengo que ser muy eficiente. Y no porque sean muchas cosas, que también, sino porque aunque sólo fuera una, estamos en mundo repleto de interrupciones.

Y no sólo lo pienso yo, según un estudio de RescueTime, dedicamos más del 50% de nuestra jornada laboral (28 de  40 horas semanales) a tareas que parecen trabajo pero no lo son (reuniones, responder emails…) y a otras cosas que directamente no son trabajo (WhatsApp, redes sociales…).

En definitiva, nos quedan a la semana 12 horas de trabajo efectivo. Y así, es muy difícil llegar… Pero lo tengo claro…

Con 40 horas SÍ es posible llegar a todo

Así que en este post, por si te sirve, te quiero contar mis trucos de productividad para hacer 40 horas de trabajo efectivas (en realidad lo hago de toda la vida pero desde este Enero las he llevado un poco más al extremo)

1. Leer emails de manera eficiente…

El problema es que miramos el email cada 7,5 minutos y que aún así no conseguimos dejarlo a cero.

Es decir, 320 veces al día…. ¿Hay que abrirlo más o qué? jajaj

Nop!!!! Mi truco para dejarlo a cero es justo lo contrario.

Abro el email sólo 5 veces al día. El resto del tiempo está cerrado del todo y no recibo ni notificaciones.

Pero la clave, además de abrirlo poco, es que cuando leo un email SIEMPRE tomo una decisión:

• No lo respondo.
• Lo respondo. Y si requiere de un trabajo rápido, lo hago inmediatamente)
• Lo respondo. Y si requiere trabajo largo me asigno una tarea en SumaCRM para hacerlo cuando toque.

Pero NUNCA, NUNCA, NUNCA lo marco como «no leído» para volver a leerlo más adelante. 

Es decir, tomo una decisión en ese mismo momento, como cuando estás en altamar y tienes una ola delante que te va a engullir… que no necesitas más tiempo, necesitas tomar la decisión de por dónde la vas a pasar.

Y no sólo lo pienso yo, también el rey del marketing, Seth Godin:

You don’t need more time, you just need to decide

2. No preguntar en voz alta…

Hay un charla de Jason Fried (fundador de Basecamp) que me parece súper descriptiva:

En el vídeo cuenta que si duermes 8 horas pero cada poco tiempo algo te despierta, cuando te levantas estás agotado, aunque hayas estado 8 horas en la cama.

En el trabajo es lo mismo. Estás 8 horas en la ofi pero si cada poco alguien te pregunta algo, al final del día es como si no hubieras trabajado a fondo.

Así que lo primero es no preguntar yo a los demás en voz alta, y lo segundo es pedir que nadie lo haga conmigo.

Decírselo a alguien te puede parecer algo violento, pero mi truco es contarle esta historia, y desde que lo hago a todo el mundo le encanta ¡y al instante lo comprende!

3. Usar Slack (o cualquier chat de trabajo) muy poco

Slack me gusta mucho, pero igual que el teléfono o preguntar en voz alta, creo que su utilidad no es su lema «where work happens«. Más bien todo lo contrario jaja. Te explico:

Si estamos de acuerdo en que, cuando alguien va a tu mesa y te pregunta en voz alta, te está interrumpiendo, ¿quién se contiene a responder algo cuando ve slack parpadeando? (si quitas las notificaciones tampoco vale, porque igualmente vas a ver si hay algo, y para eso ya está el email, o mejor, un CRM donde que se queda todo organizado)

Para mí la pregunta antes de escribir un chat es:  ¿lo necesito saber ya o puedo esperar a que lo lea cuando él decida parar su trabajo? El 99.99% de las veces es lo segundo.

4. Facebook, Twitter, Instagram…

Y hablando de chats…. ¿cuántas veces al día vas a redes sociales a ver si te han escrito?

Yo estaba completamente adicto.

Lo bueno es que tiene explicación científica y, una vez que la he sabido, he sido capaz de dejarlo.

Te cuento: han conseguido replicar el mismo efecto de las máquinas tragaperras. Y cada vez que entras a una red social tienes una recompensa que te libera endorfinas que te hace «feliz» (un like, un comentario, una foto de un amigo, etc…) y encima como cada vez es distinta nunca te acostumbras. La movida está en que sin darte cuenta, luego te piden que hagas algo (que hagas un like, pongas un comentario, subas una foto…), y lo haces, porque estás agradecido por tu recompensa. Pero lo que ocurre es que según lo haces, le sale la notificación a otro en su móvil y haces que entre en esa red social y haga lo mismo. En marketing se llama  «viral loop» y para mí es la peor droga inventada en la historia de la humanidad, porque encima la tenemos en el bolsillo, y hasta en la cama.

En mi caso, me fui de Facebook hace años, y hace una semana hice este experimento en Twitter:

A los días me preguntaban por la sensación, y esta fue mi respuesta:

Y lo mismo pasa con WhatsApp.

5. … Y WhatsApp?

WhatsApp también tiene viral loop.

Por supuesto tengo todas las notificaciones apagadas pero la clave es…

Desde Enero me he ido saliendo de (casi) todos los grupos. Ahora sólo estoy en el de mi familia,  en el de SumaCRM, en uno de kite, y en uno de amigos de toda la vida (pero en todos se habla muy poco).  Actualizo el post el día 10 septiembre: Desde hace 2 semanas ya sólo estoy en el grupo de mi familia y en el de SumaCRM y todo genial 🙂

 

Quiero seguir leyendo blogs, viendo vídeos en Youtube… Es decir, la tecnología me encanta y creo que es súper útil (por ejemplo SumaCRM) pero quiero que las herramientas que tengan viral loop no me dominen!

De hecho otra cosa que no estaba en el post y que he actualizado en base a un comentario, es que en mi móvil para llegar a WhatsApp tengo que hacer 3 slides en la pantalla del inicio. Así en el primer slide sólo tengo el móvil, internet, y notas, que son las herramientas que no tienen viral loop. En la segunda tengo apps sin viral loop por si acaso hago un slide por equivocación, y en la tercera ya tengo WhatsApp!

6. Decir «No»

Esto me da mucha mucha verguenza contarlo, ;P, pero hay un libro muy bueno y muy fácil de leer, que un día lo leí de casualidad cuando lo encontré en mi casa (No se quien lo compraría, pero me dice Lu que ella se lo «robó» a su padre jaja)

Como dice en la parte de atrás «¿Cuantas veces decimos sí porque no sabemos decir que no y en realidad luego las hacemos de mala gana ya que son cosas que no nos convienen?

Con este libro he aprendido a decir «No» sin sentirme culpable, ni que le moleste a la otra persona.

7 . Y decir «Si»

La verdad que si todos dijéramos e hiciéramos lo que se nos pasara la cabeza el mundo sería una locura jajaja.

Mi truco consiste en pensar primero si lo que voy a hacer puede causarle daño directo a alguien. En caso afirmativo, entonces no lo hago. Así ya sé diferenciar si lo que pasa por mi cabeza es una locura o algo sensato.

Gracias a eso, este año he descubierto por primera vez el significado de esta canción! jaja

8. Parar mis propios idas de olla

Hay veces que trabajando se me va la cabeza y me pongo pensar otras cosas de manera totalmente arbitraria: conversaciones que he tenido, viajes, deporte, familia, amigos…  O me veo navegando desbocado por internet jajaja. Es totalmente improductivo.

Mi truco para parar esos pensamientos y controlar al caballo desbocado, te va a parecer una locura pero, es súper sencilla y, funciona.

Digo en voz alta: «PARA«.

¡Y la cabeza se para!

Si estoy en la ofi nadie se da cuenta, eh? jaja me lo digo en plan en bajito muy disimuladamente jajaj pero también lo hago mucho cuando estoy en la cama y la cabeza no me para antes de dormir…

9. Dormir 8 horas

Desde Enero me meto en la cama a las 22.00, pase lo que pase, y así consigo levantarme pronto para hacer yoga, y sobre todo MUY DESCANSADO.

Un truco es no meter en mi cuarto ni el móvil ni el portátil. Lo que mejor me funciona es un libro y a los 30 minutos empiezo a cerrar un ojo hasta que me quedo sopa… Ahora mismo estoy leyendo este:

Que de casualidad, o no, habla del estoicismo. Una filosofía en la que aprendes de manera práctica que los triunfos importantes son a largo plazo, y no los que se consiguen por recompensas inmediatas (como por ejemplo la recompensa de las redes sociales).

10. Hacer Yoga #EveryDamnDay

Lo del Yoga es la leche… Todos los días a las 7 am hago yoga. Empecé en enero y no he parado.

Multiplico por mucho mi concentración en el trabajo, y la razón es por la misma por la que se que se creó el Yoga. Al inicio, el yoga consistía en mantener una postura estática con el objetivo de controlar así tu mente y tus pensamientos. Con el paso del tiempo, se fueron dando cuenta que la mente es tan poderosa (y maravillosa) que sólo los grandes gurús podían hacerlo. Así que empezaron a probar a controlar la mente con otras técnicas. Estas técnicas consistieron en hacer posturas físicas, ya que como los músculos de tu cuerpo están conectados con el músculo de la mente es más fácil poder controlar así la segunda…  Y funciona. Es igual que para levantar una moneda del suelo con la mano, que es mas fácil agacharse y utilizar los músculos de todo tu cuerpo, que sólo moviendo un brazo.

Y aunque te creas que no es para ti, yo también lo pensaba, no hace falta ser flexible, no es aburrido, ni es de fumetas. Es perfecto para ser productivo e incluso Steve Jobs hacía yoga!

 

Por si te sirve, hago Yoga en la escuela de mi mujer, TheClassYoga.

Esta foto es en TheClass con mi amigo Dani Guerrero que es un puto crack, hace vídeos para marcas mega top  y también videos para pymes en España. Y además de eso, es un cachondo mental y como ves vino a yoga un día en pijama jajajajaj 

¿Y qué más trucos a problemas de productividad?

• No hago (casi) reuniones. Para eso hacemos dailys, weeklys y utilizamos SumaCRM para estar organizados y comunicados sin tener interrupciones.
• No hago micromanagement. O eso intento. Esto daría para un post entero. Así que posiblemente será el próximo post ¿Cómo intento ser como jefe? y la gran mayoría de las veces, fracaso!
• Trabajo por slots de tiempo y priorizo continúamente. Por ejemplo soy súper estricto conmigo mismo en la hora de la comida y hago exactos 45 minutos, aunque quede con alguien a comer. Esto también daría para un post entero.  Si te parece bien, después del anterior, de cómo soy como jefe, lo hago.
• Trabajo cuando hay que trabajar, y juego cuando hay que jugar. Esto lo he aprendido de mi experiencia de trabajo en remoto y la verdad da para otro post también! Así que será el tercer post: mi experiencia de trabajo en remoto.

Y el truco final: Recompénsate por tomar una decisión

Cada vez que quiero hacer algo de lo de arriba,  y me contengo, me recompenso (como hacen las redes sociales conmigo pero yo a mí mismo jeje). Me digo a mi mismo cosas bonitas, en plan «eres un crack, eres un tío de puta madre» etc… jajaja

Y además de esa recompensa «chorra» soy consciente de la recompensa real que es que así voy a llegar a todo.

Porque la realidad es que no necesitas más tiempo en el trabajo, necesitas tomar una decisión!

¿Y qué más?

Este blog nació para aportar mi granito de arena a la comunidad de emprendedores, y por ello cada martes publico un nuevo post de nuestro viaje a la isla del tesoro, facturar 100.000€/mes.

Pero como más te puedo ayudar es que pruebes SumaCRM:

¡Espero que te sirva!

Tomás Santoro