Nuestras reuniones de retrospectivas ágiles para que sean mágicas

El martes pasado te conté que lo mejor que nos ha pasado desde que trabajamos en remoto es que estamos siguiendo metodologías ágiles (dailys, weeklys, retrospectivas, offsites, 1on1 y design thinking). Muchos me habéis preguntado sobre ello así que hoy te hablo de una de sus reuniones: las retrospectivas.

Las retrospectivas son reuniones cuyo objetivo es mejorar la forma de trabajar del equipo sobre la marcha. Por ello, se hacen con frecuencia (suelen ser cada 15 días) y con todo el mundo del mismo departamento.

En mis anteriores empresas no las hacíamos, y cuando alguien quería proponer una mejora, pedía una reunión a las personas involucradas. Lo malo de esto era que como las reuniones eran con pocas personas la info no fluía al resto. Pero lo peor era, que me llegaba a tirar varias horas hablando con otra persona sobre mi solución vs su solución, y al terminar la reunión podíamos salir sin ninguna acción.

¡Un horror que con las retrospectivas está solucionado! 🙂

Eso sí, cuando en SumaCRM empezamos a hacer retrospectivas, tampoco funcionaron. La principal razón es que no había entendido la filosofía…

Así que en este post, por si te sirve, te quiero contar primero la filosofía y luego cómo las hacemos nosotros mismos.

De hecho, la filosofía me ha servido para cualquier cosa que quiero mejorar en mi vida.

Lo filosofía es hablar del PROBLEMA, después hablar del PROBLEMA, y después… hablar del PROBLEMA 🙂

La idea es que yo ante cualquier problema daba la primera solución que se me ocurría, que solía ser la solución obvia, y ésta la gran mayoría de las veces NO es la solución definitiva.

Se suele decir que cuando alguien viene con una solución, si le preguntas 5 veces por qué esa solución, es cuando llegas a la raíz del problema, y muy probablemente a otra solución.

El ejemplo más famoso de la historia es el de Henry Ford:

Y esta frase de Einstein es para pensárselo muuuucho:

La magia de las retrospectivas está en que son un espacio para que todo el mundo pueda sacar problemas, y que todo el mundo pueda proponer soluciones, haciendo que todos nos sintamos más integrados en el equipo, que exista una mentalidad de grupo, y que mejoremos juntos como equipo sobre la marcha. Une muchísimo.

Cómo hacemos nosotros mismos las retrospectivas

Las hacemos cada 15 días, los viernes de 14:00 a 15:00, antes del birras time jeje, y las dividimos en 3 bloques de tiempo:

1. Acciones pendientes de la última reunión
2. Qué hicimos bien y qué hicimos mal
3. Acciones para hacer hasta la próxima reunión

1.  Acciones pendientes de la última reunión

En este bloque, el director, dice en voz alta las acciones que dijimos que íbamos a hacer. Si no se ha hecho, no hay problema, no se debate, la pasamos al punto 3.

2.  Qué hicimos bien y/o qué hicimos mal

Todos decimos en voz alta lo bueno y lo malo de los últimos 15 días. Sin ningún orden, lo primero que se venga a la cabeza, sea de quien sea.

La idea es preguntar «por qué {eso que hicimos} está bien o mal«. Es decir, llegar a la raíz de las cosas.

No se trata de buscar culpables ya que somos un equipo. El problema es siempre de algún proceso que hay que mejorar. La idea es buscar soluciones. Es decir el siguiente bloque 🙂

3. Acciones para hacer hasta la próxima reunión

La magia es que para un mismo problema hay muchas soluciones y las soluciones son muy debatibles pero como ya estás de acuerdo en el problema eso hace que el debate de soluciones sea mucho más sano y corto.

Ejemplo real de SumaCRM

En nuestro caso, el departamento comercial de SumaCRM apuntamos la reunión en un caso en SumaCRM.

Nota: En cambio, el equipo de programación lo hace en JIRA que es una herramienta como Trello pero especializada en desarrollo de software.

¡Y listo! Como ves, esta reunión no es una reunión más. Es una reunión que te quita un montón de reuniones y que hace mejorar al equipo sobre la marcha. Como te digo, a mi me ha servido, incluso para mi vida.

¿Y qué más?

Este blog nació para aportar mi granito de arena a la comunidad de emprendedores, y por ello cada martes publico un nuevo post de nuestro viaje a la isla del tesoro, facturar 100.000€/mes.

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¡Espero que te sirva!

Tomás Santoro